Frühzeitige und kontinuierliche Integration

Wer zu spät kommt, den bestrafen Kosten, Termine und reduzierte Qualität.

In Zeiten rasender Digitalisierung und Automatisierung überholen Technologien für Betriebsmittel und Prozesse oft die zu Projektbeginn an den Bau gestellten Anforderungen. Bis in die späte Bauphase hinein ändern sich dann Schnittstellen zwischen Technologie und Gebäude. Anforderungen an Betrieb, Wartung und Instandhaltung können erst sehr spät spezifiziert werden, sodass diese planerisch und vertraglich meist unvollständig oder gar nicht berücksichtigt sind.

Der übliche Zwiespalt: Die Betriebsmittel sind noch nicht spezifiziert, es ist nicht einmal geklärt, welche Technologien genau zum Einsatz kommen und wie alles zusammenwirken soll. Der Bau indes möchte voranschreiten und verlangt Angaben zu Typ, Lage und Dimensionierung der Medienanschlüsse, zu Anforderungen an Statik und Oberflächen. Das FM fragt nach Anforderungen an GLT und Wartung. Was tun?

Sie könnten nun den Bau pausieren, bis die Technologie entschieden ist, und dann in aller Ruhe das Gebäude erstellen, während der technologische Fortschritt trotzdem auf der Überholspur vorbeizieht. Sie könnten auch irgendwie bauen, später umbauen und die Betriebskosten sich selbst überlassen. Umdenken oder Veränderungen erfordert beides nicht. Kostensteigerungen, Terminverschiebungen, Kollisionen der Betriebsmittel mit dem Gebäude, Modifikationen in späten Projektphasen, Komplikationen in der Inbetriebnahme- und Übergabephase sowie unkontrollierte Betriebskosten sind Teil des üblichen Projektkonzeptes.

Sollten Sie hingegen sicherstellen wollen, dass trotz der Integration fortgeschrittener Technologie während der Planungs- und Bauphase zum Produktionsstart alle Anforderungen innerhalb des vorgegebenen Kosten- und Terminrahmens erfüllt sind, Gebäude und Anlagen an das Facility Management übergeben und nachhaltig betrieben werden können, dann empfehlen wir Ihnen, das gesamte Team frühzeitig darauf einzustimmen und gemeinsam ans Werk zu gehen.

Wie das geht? – Mit Hilfe eines Schnittstellen- und Änderungsmanagements, das wir während unserer langjährigen Erfahrung bei der Steuerung komplexer Industriebauvorhaben entwickelt haben.

Für unsere Auftraggeber sorgen wir dafür, dass rechtzeitig die notwendigen Fragen gestellt und Antworten eingeholt werden. Typisch: Berge von Informationen sind zu analysieren, zu systematisieren und unter Berücksichtigung aller Konsequenzen an der richtigen Stelle im Projekt zu verankern. Weil bei der Lösungssuche oft höchste Flexibilität und Kreativität gefragt sind, arbeiten wir agil.

Mit uns sind Sie pünktlich. Kontaktieren Sie unseren Experten für Schnittstellenmanagement: Armin Schenker 030/84176710

Wir verstehen Facility Management

Die Zeit, in der Facility Management darin bestand, gelegentlich Löcher im Dach mit Stroh oder im Boden mit Lehm zu flicken, ist unwiderruflich vorbei. In Zeiten von Industrie 4.0 sind Informationen aus komplexen Verknüpfungen der Gebäude- und Prozesstechnologie zu verarbeiten, sensible Materialien, hoch technologische Anlagen und Systeme zu warten und instand zu halten. Damit das optimal erfolgen kann, gehören die Anforderungen des Facility Managements von Anfang zum Projekt. Leider wird das bisher nur selten getan.

Ein Blick in die Praxis: Das Projekt ist abgeschlossen, das „richtige Leben“ beginnt. Die Produktion läuft und Zielvorgaben sind zu erreichen. Sie können sich nun mit überhöhten Betriebskosten, Informationsverlusten und uneffektiven Nachjustierungen auseinandersetzen – oder Sie sichern Ihre Investition durch nachhaltig gestaltete Wartung und Instandhaltung, profitieren von optimierten Prozessen und niedrigen Betriebskosten.

Sofern Sie Letzteres bevorzugen, sollten Sie die Spezifikationen für das Facility Management frühzeitig definieren und an den entscheidenden Stellen in Planung und Umsetzung einfließen lassen.

Wir helfen Ihnen dabei, indem wir Sie bereits in der Vorbereitungsphase zu den notwendigen strategischen Überlegungen anregen und Sie dabei unterstützen, die Anforderungen des FM in die Projektdefinition zu integrieren. Dabei werden sie im Projektverlauf kontinuierlich weiterentwickelt und in Planungs- und Bauprozesse sowie Verträge implementiert.

Um die Betriebsabläufe auch nach Fertigstellung weiter zu optimieren, unterstützen wir die Übernahme der Informationen in CAFM-Systeme oder erarbeiten mit Ihrem FM-Team eigene maßgeschneiderte Anwendungsfälle.  Schließlich finden wir mit Ihnen den idealen Partner für Ihre Betriebsführung.

Das Beste dabei: Sie sparen Geld.

Weshalb Sie dabei Geld sparen? Weil wir mit BIM arbeiten. Bei dieser Methode werden die Daten für das FM über die gesamte Projektlaufzeit zentral gesammelt. Sie liegen also nicht erst bei Übergabe der Abschlussdokumentation vor.

Die Zusammenhänge werden immer komplexer und daraus resultieren Chancen und Risiken. Wenn Sie genauer wissen möchten, wie wir damit umgehen, rufen Sie Martin Otte unter 030/ 84176710 an.

Inbetriebnahme, Übergabe und Testbetrieb

Die heiße Phase beginnt – Übergabe und Inbetriebnahme sind wahrscheinlich die aktivsten und interaktivsten Phasen Ihres Bauprojektes. Wenn die Vertragspartner und Lieferanten der verschiedenen Gewerke und Industrien fast fertig sind, nimmt das „finale Produkt“ schnell Form an. Die Schnittstellen und Interaktionen zwischen den verschiedenen Projektaspekten rücken in den zentralen Fokus.

Jetzt stehen so einige Aufgaben an, ein paar davon sind z. B.:

• Koordination der Vertragsergebnisse
• Lieferungen terminieren
• Installationen managen
• Platz bereitstellen
• die Schnittstellen zwischen Gebäude und Equipment managen

Während dieser kritischen Phase in der Projektentwicklung ist es wichtig, einen klaren und gut organisierten Überblick über den Projektfortschritt und die Herausforderungen zu behalten. Bei diesem hohen Level an Interaktion und den typischen straffen Zeitplänen können selbst scheinbar kleine Störungen einen großen Einfluß auf den Fortschritt haben.

Hierfür haben wir unsere Methoden und Werkzeuge mit Hilfe unserer jahrelangen Erfahrung so angepasst, dass die Herausforderungen der Inbetriebnahme- und Übergabephase passend zum Projektfortschritt gelöst werden können.

So ist das Agile Projektmanagement unabdingbar geworden: Die Intensität der Kommunikation zwischen den verschiedenen Projektteilnehmern nimmt zu – alle müssen eng vernetzt sein. Wenn ein Problem entsteht, kann dieses so schnell wie möglich identifiziert und sofort angesprochen und geklärt werden. Unsere agilen PM-Werkzeuge und -Methoden stellen sicher, dass die richtige Information an die Personen kommuniziert wird, für die sie relevant ist. Die Terminpläne werden so geschrieben, dass die richtigen Leute am richtigen Ort zur richtigen Zeit sind. Verträge und Spezifikationen sind so nachvollziehbar und gemanaged, dass das Team vor Ort weiß, welche Arbeitsergebnisse vereinbart sind, und die Erfüllung prüfen kann.

Doch wird die Fabrik als Ganzes – Gebäude und Equipment – alle Anforderungen erfüllen? Der Ansatz von OPM ist: Probieren wir es aus!

Der Testbetrieb ist das Bindeglied zwischen der Errichtung der Gebäude, der Installation der Betriebsausstattung und dem nachfolgenden Anfahren der Produktion („Ramp-up“). In die Terminplanung ist der Testbetrieb so eingebunden, dass genügend Zeit bleibt, mögliche Probleme frühzeitig zu erkennen und vor Beginn der Produktionsaufnahme zu lösen.

Dazu wird das Projektteam eng mit den Errichtern vernetzt. Unter Einbeziehung der späteren Nutzer und Betreiber werden die vorbereiteten Testprogramme abgefahren und Probleme auf dem „kleinen Dienstweg“ gelöst. Außerdem sammelt der Nutzer und Betreiber erste wichtige Erfahrungen mit dem Umgang der neuen Anlagen. Damit kann die Produktionsaufnahme mit dem kleinstmöglichen Risiko beginnen.

Wir haben schon so einige Projekte bei einem guten Produktionsstart unterstützt. Sie wollen wissen wie? Armin Schenker berät Sie gern 030/ 84176710.

Schnelle und erfolgreiche Produktionsaufnahme

Stellen Sie sich vor, Sie sind Intendant eines neuen Opernhauses. Das Eröffnungskonzert – im ausverkauften Saal wäre die berühmte Stecknadel zu hören. Die Erwartungen des Publikums sind hoch. Allein – das Orchester findet keine gemeinsame Stimmlage und kommt auch mit der Akustik des neuen Saales nicht zurecht. Schon die Proben waren schwierig, weil Orchestermitglieder ausgewechselt wurden, einige Musiker neue Instrumente erhielten. Es ist bisher nicht gelungen, das Zusammenspiel vorstellungsreif zu perfektionieren. Die erste Darbietung wird deswegen ein Desaster. Als Folge studiert das enttäuschte Publikum die Spielpläne des Wettbewerbs und in den folgenden Vorstellungen bleiben in Ihrem Haus zahlreiche Plätze im Zuschauersaal leer. Schade, Sie hatten sich einen erfolgreicheren Auftakt erhofft.

Wie erfreulich ist es hingegen, wenn es gelingt, geordnet in die Zeit der Proben und schließlich in die produktive Phase zu gelangen. Bei einem Bauprojekt ist es genauso – deswegen verdient der Produktionsanlauf nach der Bauphase entsprechende Aufmerksamkeit.

Ein Intendant wird daran gemessen, ob der Saal regelmäßig gefüllt ist, ob Kunden fristgerecht beliefert werden, das Betriebskonzept stimmt – oder eben nicht. Um dabei erfolgreich zu sein, müssen Sie das Programm und das Team aufstellen, Letzteres ausstatten, dafür sorgen, dass das Team zur Premiere eingespielt ist, die Vorstellung perfekt wird. Nun sind Sie kein Intendant, sondern verantwortlich für ein komplexes Bauvorhaben, und doch gibt es einige Gemeinsamkeiten und Ziele.

Damit die erreicht werden, ist eine gute Vorbereitung das A und O. Alle Aspekte des Produktionsprozesses sind bereits in der Projektdefinition (URS) zu bedenken, um sie dann in der Bauplanung, bei der Auslegung der Betriebseinrichtung, dem Personalmanagement und der Logistik zu berücksichtigen.

Für diese Verzahnung des Produktionsprozesses mit der Bau- und Anlagenplanung beziehen wir alle Beteiligten von Beginn an mit ein. Nur so wird sichergestellt, dass deren Erfahrungen berücksichtigt werden und sie sich optimal vorbereiten können auf die Erzielung herausragender Leistungen in Ihrem Projekt.

Wenn die „heiße“ Phase der Inbetriebnahmetests beginnt, unterstützen wir mit regelmäßigen Stand-up-Meetings (Agile PM), die sicherstellen, dass offene Punkte festgestellt, adressiert und schnellstmöglich abgearbeitet werden. Dabei arbeiten Planer, ausführende Firmen, Lieferanten, Nutzer und Facility Management so wie Musiker, Dirigent, Choreographen und Intendant Hand in Hand, wenn Sie so wollen.

Sie meinen, das klappt nie, denn es gibt regelmäßig zu viele Unstimmigkeiten in der Testphase? Hilfe naht: Werfen Sie einen Blick hinter die Kulissen und entdecken Sie unser PMO-Instrument. Hier kann Ihnen Armin Schenker weiterhelfen unter 030/ 84176710.