User Requirement Specification (URS)

Das Projekt in der Komplexitätsfalle

Der Kosten- und Termindruck verlangt neue Strategien bei der Entwicklung und Realisierung großer Industrieanlagen oder Sonderbauten für Forschung und Entwicklung. Durch die stetig steigernde Komplexität, höhere Anforderungen an die Qualität und kurze Realisierungszeiten entsteht ein enormer Druck auf alle Akteure. Sie sind gefordert, innerhalb der vom Kunden gesetzten Anforderungen eine funktionierende Produktion zu gestalten und zu betreiben.

Oft scheitern Umsetzung und Realisierung beziehungsweise bleiben hinter den anfänglichen Erwartungen zurück. Das liegt unter anderem am noch nicht „abschließend“ geklärten und oft sogar noch vollkommen offenen Lösungsrahmen bei hoher Komplexität. Typischerweise unterschätzt wird der Aufwand für die erforderliche Integration der oft starren Strukturen innerhalb der Organisationen mit klassischen Top-Down-Strukturen.

Aus Angst, etwas zu übersehen, werden in einer Dauerschleife immer neue Untersuchungen angestellt, um Entscheidungen zu vertagen, ohne die genaue Problemstellung und den Lösungsraum ausreichend zu erfassen.

Die Bauabteilung fordert vom Nutzer eine umfassende Beschreibung der Anforderungen oder interpretiert für den Nutzer die Bedarfe. Sie handelt über die Köpfe der Nutzer hinweg und drängt sich in dessen Hoheitsgebiet. Änderungen im laufenden Planungsprozess und damit erhöhte Kosten sind die Folge. Die Abteilungen stehen sich gegenüber und blockieren sich gegenseitig.

Außerdem erschwert auch der verzögerte Einsatz zeitgemäßer Technologien während Planung und Bau das Vorankommen. Aus all dem resultieren zahlreiche Potenziale, die berücksichtigt werden wollen.

Damit es besser wird

• Wie können Teams ihr Wissen einbringen, ohne sich zu verkeilen?
• Wie kann unterschiedliches Wissen zusammengebracht werden, damit Neues entstehen kann?
• Wie lassen sich mehr Perspektiven nutzen, indem von der Makroperspektive auf die Mikroperspektive umgeschaltet wird, ohne das Makro und die übergeordnete Zielsetzung zu verlieren?

Die Verantwortung zurück an den Ort des Geschehens bringen

Die Bildung von partizipatorischen Teams – besetzt aus allen Bereichen – gewährleistet eine horizontale und vertikale Transparenz innerhalb der Organisation. Im Rahmen der gemeinsam mit dem Kunden erarbeiteten Zieldefinition werden die Rahmenbedingungen und Ziele vereinbart. Das Team erhält damit die Befähigung, innerhalb dieses Rahmens selbstständig zu entscheiden, wie das Ziel erreicht wird.

Damit gelangt die Verantwortung an den Ort des Geschehens. Durch diese Transparenz kann innerhalb dieser Gruppe eine Balance zwischen dem bewährten und dem neuen, innovativen Projektmanagement hergestellt werden. Das Team kann mit Blick auf das gesamte Bild einfacher autonom entscheiden.

Die Verdichtung des Wesentlichen

Der User-Requirement-Specification-Prozess bringt die zum Weiterkommen benötigten Projektbeteiligten zusammen und verdichtet das Wesentliche – das, worum es tatsächlich geht.

Das URS ist ein Bündel an Methoden, um gemeinsam im Team mit Akteuren unterschiedlicher Disziplinen auf verschiedenen Ebenen (Makro/Mikro) in einem kreativen Umfeld zusammenzuarbeiten. Die URS-Moderation verdichtet die Informationen, hilft bei der Beschreibung des Lösungsrahmens und bereitet Zwischenentscheidungen vor. Sie begleitet die Akteure mit einer Kombination aus Interviews und Workshops. Als Ergebnis legt die Zusammenfassung das Fundament für die anschließende Planung.

Auch die Schnittstellen sind dann eindeutig beschrieben. Die Planungsteams und die Konstrukteure der Maschinen und Anlagen können so zielgerichtet ans Werk gehen.

Durch die Verdichtung der übergeordneten Schlüsselfaktoren ergibt sich ein logischer Rahmen. Die Informationen werden sowohl verdichtet, als auch im Detail bereitgestellt. Damit stehen sie so in der jeweils benötigten Form – Makro- und Mikroebene – als Basis bereit.

All das schafft Raum für Teamgeist und folglich schnelle und effiziente Projekte, die dann ausgerollt werden können.